En zapatillas

Se piensa, y desde tiempos ancestrales así se cree, que un buen ambiente de trabajo es aquel en que un grupo de trabajadores, operarios o técnicos mantienen entre ellos una relación de “alegría social”, es decir, cada uno cumple con su cometido sin quejas, las controversias y disputas entre iguales son mínimas y los jefes dan directrices que se ven con buenos ojos. En definitiva, la cordialidad y la camaradería imperan en las decisiones, en la actividad y el trato personal. Esto está bien. Pero esta visión del ejercicio laboral comienza a resquebrajarse cuando los aspectos económicos-financieros de la empresa se vuelven negativos, acrecientan lastres, deja ver las carencias de involucración del colectivo en los resultados.

Es en ese momento cuando el llamado buen ambiente laboral empieza a agujerearse por todas partes: las órdenes de los superiores ya no se debaten (sólo se obedecen), el intercambio de opiniones se vuelve inoperativo (antes en realidad eran superficiales) y se crean constantes desconfianzas entre compañeros (por ver quién es mejor porque puede haber consecuencias derivadas de ello). En fin, que el denominado buen ambiente de trabajo deja de ser un “llevarse bien” y un “trabajar con alegría”.

Los últimos tiempos económicos—sobre todo, hablando en términos de crisis y depresiones—están obligando a asumir cambios trascendentales para reencontrar el perdido equilibrio entre ingresos y gastos. Uno de los grandes debates, que lleva cierto tiempo planteándose, pero que no consigue modelar la forma adecuada para que se adapte perfectamente a nuestros arquetipos de planteamientos de la vida laboral y profesional es el teletrabajo.

La mayoría entiende que el teletrabajo es que un profesional no disponga de oficina propia donde instalarse o que una buena parte de los trabajadores de una empresa trabajen desde sus casas. Así sin más, no es un planteamiento correcto. El teletrabajo ha de entenderse como un sistema, más que como un puesto de trabajo. Ha de entenderse como una forma hábil y eficaz de reducir el coste de determinadas funciones, no de la persona. Ha de entenderse como una estrategia a definir dentro de los esquemas esenciales de la empresa en función de sus objetivos, de su situación y de su cultura.

Rindiendo cómodamente

En este sentido, la estrategia del teletrabajo o realización de actividades a distancia debe asentarse en que: son funciones vinculadas a la información y el conocimiento; las nuevas tecnologías permiten casi en tiempo real mantener el contacto entre los intervinientes en una actividad (jefes, compañeros y subordinados); se persigue el ahorro de costes eficaz, es decir, aquel que conlleva aumento del rendimiento y la productividad; y, finalmente, debe basarse en un perfecto equilibrio real entre la actividad presencial (en la sede de la compañía) y la remota (en otro lugar diferente).

¿Dónde ahorramos?: en desplazamientos (traducido en costes por tiempo improductivo, sobre todo, en grandes ciudades, y por desmotivación personal), en espacio (despachos, locales, salas, edificios y servicios se reducen a lo imprescindible) y en absentismo (el teletrabajo bien llevado permite una conciliación de más calidad entre las necesidades personales o familiares y las necesidades profesionales).

Bien es cierto, que no todo es ventaja. Hay ciertos posibles inconvenientes que deben ser tenidos en cuenta a la hora de un planteamiento correcto y eficaz. La opción del teletrabajo requiere ciertas dosis de autodisciplina, de motivación y predisposición a manejar de forma personal los tiempos y las tareas, de saber separar con claridad la vida personal y la laboral, sobre todo, si se ejerce el trabajo remoto en el propio hogar. Y un evidente impedimento añadido se deriva de la cultura del “te controlo sólo si te veo”.

Como todo en la vida, es preciso armonizar objetivos y adaptarse perfectamente a los diferentes condicionantes para obtener las mejores perspectivas. Porque con estos nuevos modelos que nos abren sus puertas redefiniremos el buen ambiente de trabajo como aquel que genera optimismo, incrementa los rendimientos tanto personales como colectivos y fomenta la ilusión por el esfuerzo y por los resultados, independientemente del lugar físico donde cada uno ejerza su tarea en un momento determinado. La tecnología actual nos lo facilita además.

Está llegando la era de trabajar, por fin, en zapatillas.

Ángel Luis Herrero

Socio Consultor en InnoSIB

Foto cortesía de Imagebase

Conferencia sobre Sistemas de Gobierno y Control para la Empresa

InnoSIB, con la organización del Ayuntamiento de Boadilla del Monte a través de su Área de Emprendedores, impartió el pasado 28 de enero la conferencia “Construye el Sistema de Control de tu Empresa. Claves y Pasos”. La jornada de carácter gratuito tuvo lugar en el Centro de Empresas Municipal.

Los cambios tecnológicos, alianzas, fusiones, la globalización, los sistemas de información, nuevos canales y modelos de venta… hacen que todo esté en constante evolución. No se trata de enseñar, sino más bien de diseñar nuevos caminos en función del entorno cambiante que nos rodea y de afrontar la dura competitividad con la que debemos luchar diariamente. De este modo, se orientan y enseñan nuevos retos. Y además, se aprende a diseñar y manejar nuestro propio sistema de defensa.

Jaime Renovell, socio de InnoSIB y experto en transformación y gestión del cambio en organizaciones, expuso con detalle el objetivo de la ponencia en términos de acercar de forma clara y práctica las claves de la gestión de la información y la optimización de procesos y componentes de la empresa para asegurar el gobierno y supervivencia del negocio.

La ponencia estuvo dirigida a gerentes y dueños de pequeñas empresas o comercios, emprendedores, autónomos y, en general, profesionales que dirigen organizaciones donde intervienen personas, procesos y resultados.

InnoSIB, en su ánimo y vocación de promover la innovación en emprendedores, pequeñas y medianas empresas, colabora en cualquier proceso de activación económica y empresarial, ofreciendo el bagaje de sus consultores en implantación de sus propios modelos de mejora y eficiencia en la gestión y el gobierno de la empresa con el fin de conseguir una maximización de resultados y objetivos. 

Tanto sabes, tanto vales

Dice el refrán: tanto sabes, tanto vales. Es difícil de entender que una empresa no sepa lo que vale. O lo que sería lo mismo siguiendo la estela del refrán: que la empresa no sepa lo que sabe. Valga el juego de palabras para introducir lo que es el valor de la información dentro de la estrategia de una organización.

Las organizaciones, en sus quehaceres cotidianos, generan de una manera constante y sistemática cantidades ingentes de documentación: desde los sistemas centrales, desde los puestos de cada empleado, desde los proveedores, desde los clientes, desde los organismos públicos de obligada relación. La información además es susceptible (en los tiempos que corren) de ser presentada en muy diferentes y heterogéneos formatos tanto digitales como los aun imprescindibles en papel.

De la información al conocimiento

Pero en un sistema manual y arcaico de almacenamiento de la información la localización de lo necesario en el momento preciso se vuelve una tarea ardua y frecuentemente nefasta. No tenemos tiempo de buscar lo que necesitamos, no sabemos dónde está o quién lo tiene, ni siquiera estamos seguros de que exista. Y en muchos casos la carencia de una determinada información o de que alguien, interno o externo a la organización, disponga de esa información a tiempo puede ser causa directa de pérdidas en productividad, en ventas, por costes indeseados.

De todo lo anterior deducimos con rapidez que gestionar el activo de la información o lo que es lo mismo el conocimiento de la compañía es, en estos nuevos tiempos de alta competitividad, una necesidad estratégica: necesidad de disponer, a tiempo y en forma, de la información adecuada para el propósito trazado en un momento determinado para una actividad concreta.

Sin embargo, los tiempos tecnológicos progresan adecuadamente.

¿Qué pasaría si nuestra organización estuviera basada en un entorno tecnológico que permitiera a los empleados de cualquier nivel:

• enriquecer su conocimiento al disponer de la documentación adecuada a sus intereses profesionales en todo momento y ágilmente,
• fomentar la colaboración de los equipos, el aprendizaje rápido y la reutilización de conocimientos y experiencias,
• presentar a tiempo sus trabajos adecuándose perfectamente a las expectativas de sus objetivos,
• optimizar sus procesos productivos, adaptándose con celeridad a los cambios gracias a disponer de la necesaria información en todo instante?

La respuesta es sencilla: la compañía mejoraría sus rendimientos en forma de prácticas compartidas, aumentaría su eficiencia en los costes, mejoraría las relaciones con clientes y proveedores, los ciclos de venta y puesta del producto en el mercado se acortarían y, en definitiva, la toma de decisiones de negocio sería ágil y con altas dosis de garantía.

Concluyendo, volvamos la vista sin miedo hacia la ayuda de una herramienta tecnológica moderna que nos almacene, nos clasifique, nos localice, nos comparta, nos asegure la disponibilidad, nos avise de cambios y nos integre en nuestros procesos toda la información útil de la empresa y nos servirá para mirar al futuro inmediato con perspectiva optimista y valiente.

Convertir la información en el más valioso capital intelectual de la compañía es, en los días actuales, no sólo una necesidad sino seguramente una obligación para cualquier empresa grande o pequeña que desee apostar con solvencia en el inminente inicio de un nuevo ciclo económico que está a la vuelta de la esquina.

Ángel Luis Herrero

Socio Consultor en InnoSIB

Foto cortesía de Freephotos.biz

Nuevas profesiones... aprovechando la crisis

Muchos gurús de la economía, profesionales del mentoring y asesores de negocios nos advierten de que las crisis son para aprovecharlas en nuestro propio beneficio. Crisis es cambio, metamorfosis, por tanto los más avispados la utilizan para transformar lo negativo en presuntamente positivo. Lo que creo más bien es que lo que se producen muchas veces son mutaciones profesionales. Y de esta forman surgen nuevos negocios a raíz de los déficits soportados por los trabajos clásicos que entran en dificultades de superviviencia.

El espectáculo debe continuar

Rebuscando en los entramados de los inestables mercados en transmutación, se pueden encontrar algunos de los nuevos oficios auspiciados por la crisis económico-laboral. Veamos unos ejemplos.

Asesor de negocio de gorrillas. Debido al descenso en el uso del automóvil corriente, los aparcamientos urbanos gestionados por los populares gorrillas apenas tienen movimiento por lo que estos están teniendo problemas para conseguir facturaciones pasadas. Es por ello que han aparecido los llamados asesores de gorrilas que les facilitan la búsqueda y el acceso a nuevas zonas de estacionamiento en lugares residenciales más opulentos donde poder gestionar los aparcamientos de las visitas a mansiones de privilegiados, de empleados de empresas aun en alza y o de socios de clubs deportivos selectos.

Adivinadores del pasado. Los “tarotianos” que hasta ahora llenaban horas de pantalla para adivinar el futuro en diferentes aspectos de la vida a incautos necesitados de optimismo han visto reducir su número de adeptos a menos del 20% respecto a épocas anteriores. Esto es debido a la imposibilidad de vaticinar ningún futuro dado que ya nadie se atreve a indicar cuál será el definitivo año de salida de la crisis: no hay cartomancia que pueda con ello. Por este motivo muchos de estos adivinadores han trasladado sus conocimientos a predecir el pasado, algo que aun pareciendo sencillo, no lo es debido a que no es fácil averiguar  cuál fue el verdadero origen de la crisis (y esta es la cuestión más solicitada por los clientes).

Hijo de cristalero. Este nuevo oficio se está extendiendo muy rápidamente entre jóvenes que ofrecen servicios de transparencia y autenticidad a todas aquellas instituciones públicas, fundaciones, bancos y altas empresas que no deseen caer en las corruptelas y las falsedades documentales. A través de estos profesionales se podrán ver con mayor claridad las actuaciones que realicen los componentes de tales organizaciones.

Broker de buena suerte. Tras el giro de gran parte de la población (básicamente la más afectada por las consecuencias de la crisis) optando por buscar que la suerte les provea de los medios económicos que el trabajo no les proporciona, un nuevo grupo de profesionales han saltado a la escena laboral. Son los llamados brokers de la suerte que gestionan los intereses de los que más apuestan y les asesoran y recomiendan sorteos, loterías, concursos y juegos en los que conseguir mayores probabilidades de ganar. No obstante, dado que cobran porcentajes sobre las ganancias, es una profesión difícil de rentabilizar en vista de que las loterías existentes ofrecen rentabilidades (basadas en posibilidades de acertar) terriblemente bajas.

Total, que como dice el refrán: no hay mal que por bien no venga. Y es que siempre se cumple la máxima de que si algo entra en decadencia, lo contrario empieza su esplendor.

En fin, las dosis de humor y optimismo no deben dejar nunca de acompañarnos. Alguien dijo una vez: "El optimista siempre tiene un proyecto. El pesimista siempre tiene una excusa."

Ángel Luis Herrero

Socio Consultor en InnoSIB

Foto cortesía de Freephotos.biz

PDCA vs Modelos de Madurez

Cualquier actividad que desarrollemos de forma repetitiva y con rigor, y da igual cual sea su naturaleza y el ámbito en el que nos desenvolvamos, debe seguir una serie de criterios y normas de funcionamiento y control. Es decir debe ser gestionada o lo que es lo mismo debe existir un sistema de gestión que garantice su correcta implantación, ejecución y eficacia.
Al hablar de sistemas de gestión y su implantación se suelen manejar dos modelos o aproximaciones; el ciclo de Deming o ciclo PDCA y los Modelos de Madurez.

CICLO PDCA. Inicialmente popularizados por Eduard Deming (de ahí uno de los nombres por los que se les conoce), por su utilización en los procesos de mejora de la calidad. Su otro nombre PDCA es un acrónimo de su significado y filosofía de gestión que se resume en:
Plan (P) - Planificar (P): establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización.
Do (D) - Hacer (H): implementar los procesos.
Check (C) - Verificar (V): realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto, e informar sobre los resultados.
Act (A) - Actuar (A): tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos.

MODELOS DE MADUREZ. Los Modelos de Madurez fueron desarrollados por el SEI (Software Engineering Institute) como parte de CMM (Capability Maturity Model) para el desarrollo de software. Su primera publicación tuvo lugar en Septiembre de 1997. Los Modelos de Madurez establecen una serie de niveles consecutivos por los que las actividades sobre las que se apliquen deben pasar hasta alcanzar su madurez o estado optimo. Los modelos de madurez a partir de una definición estándar pueden adaptarse a la naturaleza y entorno de cualquier actividad.
La actividad medida, al igual que sucedía en el ciclo PDCA puede ser de naturalezas tan dispares como un procedimiento de control o una Organización completa.
Los niveles de Madurez que plantea el modelo son:
0. Inexistente. No hay conciencia de la actividad.
1. Inicial. La actividad existe pero no hay un marco estable para su gestión.
2. Repetible. Existen ciertas tareas que se repiten, pero más por iniciativa del responsable que por estar oficializado.
3. Definido. Se han definido las tareas que se deben realizar.
4. Administrado. Están defendidos los objetivos que se quiere alcanzar y se controla su consecución.
5. Optimizado. Se analizan los resultados y se mejoran los procedimientos.

Ambos modelos nos presentan dos enfoques de un mismo problema; el ciclo PDCA nos presenta como se debe articular un buen sistema de gestión y los modelos de madurez nos presentan las fases, que de forma natural, debemos pasar para implantar el sistema de gestión.

Organización y Seguridad

Ni organización es Seguridad ni Seguridad es Organización. Ambas son aseveraciones demasiado tajantes y radicales para poder ser ciertas. Lo que sí es cierto, y creo que nadie con conocimientos sobre el tema puede cuestionar, es que sin Organización no hay, no puede haber, Seguridad. Es más me atrevo a decir que es la organización la base sobre la que se debe cimentar cualquier sistema, solución o entorno seguro que queramos montar.

Existen muchas herramientas de seguridad; las hay de todo tipo, tamaño, ámbito de aplicación, complejidad y sobre todo de múltiples precios. Podemos hacer grandes desembolsos en la adquisición de herramientas y adquirir y poner en marcha soluciones técnicas que den cobertura a un amplio espectro de las amenazas de seguridad que hoy existen. Pueden ser buenas herramientas y, por qué no, en muchos casos pueden ser hasta adecuadas a nuestras necesidades, pero con todo esto, ¿estamos más seguros?

La respuesta no tiene por qué ser positiva, es más es probable que incluso estemos en una situación más insegura que inicialmente ya que podemos incurrir en una sensación de falsa seguridad que nos va a hacer estar más confiados y menos alerta a las amenazadas reales que se ciernen sobre nuestros sistemas y nuestra información.

La conclusión no puede ser que las herramientas no son útiles. Sí lo son, son absolutamente imprescindibles pero por sí mismas no son suficientes. La elección de una determinada herramienta y el uso que se la dé debe surgir y estar enmarcada en un proceso general que aborde la problemática de la seguridad de la información de una forma integral en la que:

• Se contemple la seguridad desde el ámbito de la estrategia y operatoria de la organización.

• Se parta del análisis de los riesgos a los que se está expuesto.

• Se conozca la naturaleza y alcance de los activos de la organización. Se debe conocer su valor (para la organización) y el grado de exposición que presenta cada uno.

• Se entienda que las personas son parte fundamental para la seguridad y por tanto dote a estas de políticas, normas, procedimientos, formación y concienciación adecuada para que sus actuaciones son adecuadas para garantizar la seguridad.

• Se sepa que la seguridad y las amenazas están en constante evolución por lo que nunca se dar por alcanzado el objetivo de la seguridad. El sistema de seguridad debe estar en constante evolución, o como dicen las normas en mejora continua.

• Se documente, registre, mida y analice toda la actividad de la seguridad.

Es decir entendiendo la seguridad de forma una organizada y como un proceso más de la entidad.

Fotografía por cortesía de Stock.XCHNG