Sólo sé que no sé nada

Todo el mundo está de acuerdo en que para progresar, para comprender, para disponer de salidas tanto a nivel personal como a nivel profesional e, incluso, para codearse, es preciso formarse, aprender, instruirse, o sea, prepararse para un futuro más deseable. Aplicada esta máxima al entorno de una empresa, con mayor insistencia cada vez, se les aconseja la ampliación de formación de sus componentes (directivos, empleados), el reciclaje, la incorporación y comprensión de los nuevos paradigmas a sus actividades.

En los tiempos de dificultades y sequía, se promueve y se fomenta que las empresas inviertan en formación como concepto (quizá para ocupar el creciente tiempo improductivo y de “brazos cruzados” de los trabajadores a causa de las crisis) y como táctica para alimentar nuevas perspectivas, para alinearse por otros caminos de negocio, y para aumentar su grado de especialización y de calidad.

Así que la consigna es clara y patente: formación, formación, formación.

Y es entonces cuando las empresas comienzan a enviar a su gente a cursos de nuevas tecnologías, de marketing avanzado, de desarrollo de habilidades. Decenas de horas para unos, cientos para los avezados, masters para los high-level. “Id y traeros el mayor conocimiento posible”.

Un paso más allá en la formación

Pero los cursos pasan, los seminarios se acumulan, las empresas de formación hacen “su agosto” en pleno invierno. Y los resultados de tanta sabiduría compactada no se traslucen en ningún efecto práctico. No se sabe qué hacer con tanto conocimiento, no se sabe dónde y cómo aplicarlo, ni siquiera se sabe si encaja con los postulados básicos de la empresa. El que ha aprendido cierta tecnología, o cierta herramienta, o cierta metodología se ha olvidado de preguntar al excelso profesor del curso cómo le viene bien a su empresa, cuál debe ser su uso para sacar algo de provecho, para qué aplicación es más idónea y, sobre todo, ¿qué le digo al jefe que aprendí en este curso?

Resumiendo, la primera formación a recibir es la de aprender a formarse, a racionalizar el tiempo de aprendizaje porque es vital para una empresa en crisis, no ha de ser un tiempo perdido. Es preciso definir correcta y minuciosamente, antes de lanzar a las huestes a los campos de formación, las necesidades reales en cuanto a carencias de conocimiento, los nuevos objetivos que deban permitir a la empresa solventar dificultades abriendo nuevas oportunidades, el conjunto de personal con mayor capacidad de recepción de nuevas ideas y de nuevos conocimientos. Y tras esto, la adecuada puesta en valor, de manera útil y sensible, en las diferentes actividades, funciones y estrategias de la compañía. Y tras esto, medir sus resultados a corto plazo, medir la verdadera incidencia y aceptación de lo aprendido, y plasmar la capacidad de expandir la competencia al resto de la compañía (aspecto clave para la reducción eficaz de costes de formación). Con todo este planteamiento previo, entonces se seleccionan las materias en las que formarse, el personal idóneo, el plan adecuado. En definitiva, formación inteligente.

Ángel Luis Herrero

Socio Consultor en InnoSIB

Foto cortesía de Freephotos.biz

Calidad y Certificación, las claves para lograr la mejora continua en tu organización

MADRID, 14 de MARZO de 2014 - LAWYERPRESS

Jornada de Lawyerpress sobre los procesos de certificación en despachos de abogados Presidida por Sonia Gumpert, decana del ICAM, tuvo lugar en la tarde del miércoles en Madrid, la jornada organizada por Lawyerpress, en colaboración con AJA MADRID, sobre certificación y calidad en los despachos de abogados. Una sesión que reunió a todos los agentes que intervienen en este proceso, clave en la actualidad para ser competitivo. En el lado de las certificadoras, David Velasco, Auditor Jefe de AENOR; como asesor externo a empresas y despachos, Domingo Gaitero, de InnoSIB Consultores; un proveedor para lograr esa calidad como WikiLegals y Marylin Delgado, socia de la plataforma, y dos experiencias prácticas de implantación del servicio en dos despachos profesionales. De Herrero & Asociados, Paz Martín, responsable de nuevas tecnologías y calidad de la firma y la experiencia de Lexunión contada por Carmen Herrero, gerente de Lexunion y responsable de calidad del bufete. Todos los intervinientes dejaron claro la necesidad de trabajar desde esta perspectiva de calidad, necesaria para ser competitivo y a la vez certificarse para lograr mejor definir procesos internos cara a clientes y proveedores. Hablar de calidad en las organizaciones ya no es un tópico. Es una forma de entender el negocio, clave para poder diferenciarte de la competencia. En esta oportunidad los asistentes que acudieron a esta jornada en el ICAM pudieron conocer a fondo todos los interlocutores que intervienen en un proceso de certificación, desde que se toma la decisión de realizar esa actividad hasta que se certifica y sus actualizaciones. David Velasco, Auditor Jefe de AENOR, hablo de la norma ISO 9001 que es la regula esta actividad de despachos profesionales “Esta es una norma de mínimos, luego los despachos la desarrollan como quieren, sobre todo de cara a mejorar la satisfacción del cliente,” apuntó. Y dejó claro que el hecho de entrar en procesos de calidad no supone cambiar tu forma de trabajar, “se trata sobre todo de adaptar la norma a la organización”, subrayó. Para este experto las ventajas de la certificación son indudables. A su juicio estas empresas generan más confianza con proveedores y sus consumidores, a nivel de mercado; es posible incluso que pueda ganar cuota de mercado. Respecto de sus clientes es evidente que ofrece más garantías a los mismos y a nivel interno, de la propia organización “mejora la eficacia de los procesos internos definiendo las competencias de la entidad. Al final la organización entra en lo que se llama la mejora contínua; clave para ser competitivo”, comentó. Según datos de estudios en EEUU que aportó a su charla un 20 por cien de la facturación puede estar en peligro si no se trabaja con ratios de calidad. También recordó que implantar un sistema de calidad no implica de forma directa la certificación. “Es bueno tener ese espíritu de mejora y que la organización se implique de forma plena. La certificación ayuda mucho en determinados asuntos que se gestionan con la administración”, comentó. Por su parte Domingo Gaiteiro, socio de Innosib, consultores de calidad, habló al auditórium de la calidad desde el punto de vista del consultor externo que ayuda a las empresas a desarrollar este tipo de procesos: ”Es fundamental tener claro que calidad y certificación son dos actividades diferentes y complementarias. Las empresas deben tener claro para que se certifican. Y es que no siempre es sinónimo de calidad.” Para este profesional hablar de calidad supone un conjunto de procesos y actividades que nos ayudarán a gestionar mejor nuestro negocio y a ser mejores y más competitivos. “Gracias a esta metodología podemos priorizar y tomar decisiones en base a hechos”, resaltó. Y apuntó como este tipo de mejoras tienen repercusiones indudables tanto a nivel interno como externo “Una vez que se logra la certificación empieza otro tipo de trabajo en el que hay que formar y desarrollar la cultura de calidad en la empresa”. Desde su punto de vista, la gestión de calidad se puede externalizar, “igual que haces con tus facturas y el contable, para que el responsable de calidad de la empresa se centre en su trabajo”. Como proveedor y apoyo a los despachos WikiLegals es una herramienta online de gran utilidad que presenta estándares de seguridad y protocolos que facilita la certificación de procesos. Marylin Delgado explicó con mucho detalle cómo está organizada esta plataforma de gestión documental entre cliente, abogado y procurador incluye un sistema de avisos de notificaciones judiciales, recordatorios de plazos y actuaciones, elimina costes, papel y gastos en mensajería”, señaló. La ubicación en la nube elimina la instalación de software y permite un acceso a la documentación desde cualquier punto y dispositivo. La herramienta cuenta con cuatro protocolos de seguridad instalados que a su vez reúnen diversos sistemas de protección. Los casos prácticos vinieron por parte de Herrero & Asociados y Lexunión. Fue Paz Martín, responsable de calidad del despacho especializado en propiedad industrial quien explicó algunos detalles de esa certificación realizada con Bureau Véritas durante año y medio: ”Decidimos entrar en este proceso de calidad para mejorar nuestro compromiso con nuestro cliente”, comentó. Y es que a juicio de esta experta este tipo de valores ayudan a fidelizar clientes y retenerlos. “Es fundamental que toda la organización se implique en el proceso, desde los administrativos hasta la propia dirección de la firma”, apuntó. Martín también comentó el rol del responsable de calidad, profesional proactivo que debe involucrar al resto de la empresa. “La certificación nos ha ayudado a ser mejores diseñando procesos gracias a los cuales detectamos irregularidades y las corregimos. A la vez hemos logrado diseñar los perfiles de nuestros puestos de trabajo.” En esa misma línea de involucrar a la organización giró la intervención de Carmen Herrero, gerente de la red de despachos Lexunión y responsable de calidad de Herrero & Hidalgo, despacho que se certificó en el 2003, también con la citada norma 90001. “Es una manera de garantizar la calidad de los servicios jurídicos y a que el cliente vea que eres innovador y que quieres satisfacer sus necesidades”, subrayó. Y es que los despachos y empresas de servicios jurídicos tienen que seguir innovando de cara a captar y fidelizar sus clientes. “Gracias a nuestra apuesta por la calidad creamos procedimientos internos; hacemos seguimiento de nuestros objetivos y sabemos si nuestros clientes están satisfechos y en qué medida”, apuntó. También recalcó el papel del responsable de calidad, muy cercano al equipo directivo y proactivo de cara a tomar decisiones e implicar al resto de la organización. “Al final gracias a esta iniciativa y a su certificación conoces tanto la satisfacción de tus profesionales como de tus clientes y qué tipo de procesos y actividades debes desarrollar para seguir en esa mejora contínua que buscan todos los despachos”, indicó. El acto fue clausurado por Juan Gonzalo Ospina, presidente del AJA del Colegio de Abogados de Madrid, que colaboró con Lawyerpress en la organización del evento. Artículo publicado por Lawyerpress

¿Crisis?

Hace unas semanas asistí a la Asamblea Anual de la Asociación Española para la Calidad (AEC). La asamblea, como suele suceder con todas las de este tipo, estaba más orientada a los asiduos a ellas que a los neófitos como yo.

Estos actos suelen ser un excelente foro para que viejos conocidos se encuentren al menos una vez al año, se adule a quien deba ser adulado, se intercambien las experiencias más recientes y se introduzca en los círculos ya establecidos a nuevos colaboradores que están iniciando su colaboración con la entidad que celebre su asamblea.

También el acto oficial suele estar sujeto a un guion claramente establecido. En uno u otro orden se suelen realizar uno o dos discursos protocolarios, se repasan y aprueban las cuentas del ejercicio cerrado y presupuestos para el venidero. Se trata la actividad de algún proyecto o área determinado y opcionalmente se hace entrega de algún tipo de reconocimiento a una organización o persona con una alta implicación con la organización.

Así suelen ser y así fue la Asamblea General Ordinaria de AEC en el 2012. En principio nada especial.

Si traigo esta asamblea al blog es por un solo motivo; el discurso de la Directora General de AEC. Se trató de un discurso corto y sencillo, pero una parte de su contenido creo que condensa algunas de las líneas de actuación que las empresas pueden tomar para actuar en las actuales circunstancias. No es mi intención reproducir el discurso literalmente pero sí resumir las ideas básicas de su mensaje tal como yo las entendí.

• Crisis. Debemos olvidarnos de la tan manida crisis y de culpar a ésta de todos nuestros males y falta de iniciativas. Hay unas circunstancias concretas en las que debemos actuar.

• Gestión. Las actuales circunstancias exigen una mayor eficiencia en las empresas. Los márgenes de actuación son ahora muy estrechos y no podemos permitirnos las alegrías de otros tiempos. No hay que RECORTAR hay que GESTIONAR MEJOR. Hay que hacer lo mismo (o más) con menos. 

• Calidad. Dentro de los muchos mecanismos para la mejora de la eficacia de las empresas está la gestión de la Calidad.

En la AEC se sienten tranquilos no solo por haber entendido esto sino, dada su línea de actividad, por ser expertos y veteranos en la aplicación y difusión de los Sistemas de Gestión de la Calidad.

Imagen: Logo de la Asociación Española para la Calidad

PDCA vs Modelos de Madurez

Cualquier actividad que desarrollemos de forma repetitiva y con rigor, y da igual cual sea su naturaleza y el ámbito en el que nos desenvolvamos, debe seguir una serie de criterios y normas de funcionamiento y control. Es decir debe ser gestionada o lo que es lo mismo debe existir un sistema de gestión que garantice su correcta implantación, ejecución y eficacia.
Al hablar de sistemas de gestión y su implantación se suelen manejar dos modelos o aproximaciones; el ciclo de Deming o ciclo PDCA y los Modelos de Madurez.

CICLO PDCA. Inicialmente popularizados por Eduard Deming (de ahí uno de los nombres por los que se les conoce), por su utilización en los procesos de mejora de la calidad. Su otro nombre PDCA es un acrónimo de su significado y filosofía de gestión que se resume en:
Plan (P) - Planificar (P): establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización.
Do (D) - Hacer (H): implementar los procesos.
Check (C) - Verificar (V): realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto, e informar sobre los resultados.
Act (A) - Actuar (A): tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos.

MODELOS DE MADUREZ. Los Modelos de Madurez fueron desarrollados por el SEI (Software Engineering Institute) como parte de CMM (Capability Maturity Model) para el desarrollo de software. Su primera publicación tuvo lugar en Septiembre de 1997. Los Modelos de Madurez establecen una serie de niveles consecutivos por los que las actividades sobre las que se apliquen deben pasar hasta alcanzar su madurez o estado optimo. Los modelos de madurez a partir de una definición estándar pueden adaptarse a la naturaleza y entorno de cualquier actividad.
La actividad medida, al igual que sucedía en el ciclo PDCA puede ser de naturalezas tan dispares como un procedimiento de control o una Organización completa.
Los niveles de Madurez que plantea el modelo son:
0. Inexistente. No hay conciencia de la actividad.
1. Inicial. La actividad existe pero no hay un marco estable para su gestión.
2. Repetible. Existen ciertas tareas que se repiten, pero más por iniciativa del responsable que por estar oficializado.
3. Definido. Se han definido las tareas que se deben realizar.
4. Administrado. Están defendidos los objetivos que se quiere alcanzar y se controla su consecución.
5. Optimizado. Se analizan los resultados y se mejoran los procedimientos.

Ambos modelos nos presentan dos enfoques de un mismo problema; el ciclo PDCA nos presenta como se debe articular un buen sistema de gestión y los modelos de madurez nos presentan las fases, que de forma natural, debemos pasar para implantar el sistema de gestión.